Norm kadro hesapları yapıldı ve yapılıyor da. Elbette bir gereklilik olarak yer aldı norm kadro çalışmaları. Başlıca nedenler içerisinde yer alan önemli etmenler; düşen karlılık, artan genel giderler ve bu giderlerin içerisinde yer alan çalışanların maliyeti başlarda yer alıyor.

Bu bağlamda önemli kriterleri anımsayalım:
• Mağazanın cirosu
• Mağazanın karlılığı
• Mağazanın genel giderleri
• Çalışanların mağaza giderleri içerisindeki oranı
• Mağaza çalışan sayısı
• Mağaza metrekaresi
• Metrekareye düşen çalışan sayısı
• Kişi başına yapılan satış ortalaması

Gelelim durum ile ilgili değişkenliklere:
• Mağazanın fiziki yapısı nasıl?
• Hangi layout düzeni uygulanmış?
• Katlı mağaza mı?
• Depo dışarıda mı? 
• Hizmet ağırlıklı bir mağaza mı?
• Self servis ağırlıklı bir mağaza mı?
• Her ikisini de barındıran bir mağaza mı? 
• Hizmet düzeyinin ne seviyede olması gerekli?
• Kaç kasa ve kasiyer var?

Bu hesaplar için gereken soruları artırmak mümkün. Peki ya yanıtları ne olmalı? Öncelikle objektif ve detaylı hesaplar yapılmalı. Emsal örnekler varsa iyi analiz edilmeli.  Bilinen bir örnek verecek olursak ki, bu konuda zaman zaman Bim örnek gösterilir. Mağaza yapısı, standartları ve sattığı ürün sayısı göz ardı edilerek, sadece çalışan kişi sayısı emsal gösterilir.

Klasik örnekler içerisinde ise, yoğun saatlerde kasiyersiz kasalarla karşılaşmak olasıdır.
Kasa ve kuyruk deyince açmam gereken bir cümle kurdum, elbette müşteri yoğunluğunda kasalarda kuyruk olur. Zaman zaman bu kaçınılmaz bir durum olarak karşımıza çıkar. Ancak norm kadro hesaplarındaki olası bazı hatalar, mağazada yaşanan yoğunlukların saatlere ve günlere göre dağılımı, kasaya geçebilecek başka kişi veya kişilerin olmaması veya başka iş yapması nedeniyle olamaması gibi durumları etkiler. Peki, olası bu durumlar için fazla kasiyer mi bulundurulmalı? Bu durum norm kadro hesapları ile çelişen bir durum olarak ortaya çıkmayacak mı?

O halde bu hesapların departman bazında yapılmasının önemi ortaya çıkıyor. Yoksa Demokles’in kılıcı gibi, bu mağaza eşittir sekiz kişi denirse, hizmet aksamaları olabilir ki bu da müşteri kaybı ile neticelenebilir. Maharet birazda bu sekiz kişinin seçiminde ve sayının departmanlara olan dağılımında. Ya da bazen ilave edilen bir kişinin bölümü ve getirisi ele alınabilir. Kişi sayısı demişken bir noktaya daha değinmek istiyorum.

Örnek olarak ele aldığımız bir mağazanın çalışan sayısı yirmi dört olsun. Mağaza yöneticimize ilk olarak şu soruyu sorabiliriz: Mağazayı kaç kişi ile çeviriyorsun? Bazen yirmi dört cevabını alırsınız. Bazen de farklı bir sayı verilir; on yedi, on beş gibi. Asıl işi götüren kişi sayısıdır bu. O halde bu sayı norm kadroya eşit olabilir mi? Cevabımı genel olarak ‘hayır’ seçeneğinden yana kullanırım. Sayısal olarak çalışan sayısının daha azı sayı içeren bu cevaplar, başka soruları gündeme getirecektir.

• Mağazadaki, işi bilen, bilmeyen ve yeni personelin oranı.
• İhtisas reyonlarında istihdam edilmesi gereken kişi sayısı ve tecrübeleri 
• İhtisas reyonları için gereken uzman çalışan bulmaktaki zorluk.
• İş başı öncesi verilmesi gereken eğitim(Bu konuyu ayrı bir yazımda ele alacağım)
• Rutin teknik ve kişisel beceri eğitimleriyle çalışanların etkinliğini artırma.

Bu bağlamda verilen eğitimler ile norm kadroda etkinlik sağlanması hedeflenmelidir. Burada bir noktaya daha değinmek gerekecek.  Eğer oranlar sonucu ortaya çıkan norm kadro sayısı, mevcut kadronun altında ise, eğitilmiş ve uzmanlaşmış personelin önemi daha fazla ortaya çıkar. Yüksek turnover sayısı da işimizi zorlaştıran etkenler içerisinde yer alır. Ancak genel giderlerin toplam oranının da çok yüksek çıkması halinde, eğitimin de alınabilmesi zorlaşmakta ve sonuçta daha fazla sayıda eğitimsiz ve / veya daha az bilgili çalışanlar müşteriler ile baş başa kalabilmektedir. Bu gibi nedenler ve yanlış uygulanan dozajlar neticesinde, gereklilik içeren norm kadro çalışmaları, faydadan çok zarar da verebilir. Çalışan sayısı azaldıkça, uzman çalışan sayısının artması gerekir.

“Sorumluluk dağıtmanın kuralı, insanları beceremeyecekleri şeyler yüzünden suçlamadan, onların kendi yetenekleri doğrultusunda sorumluluklar vererek, açgözlülüğü, aptallığı, zekâyı, cesareti, hepsini kullanmaktır.”
                                                                                                                                                    Zhang YU