Çoğu beyaz yakalının hayalinde bir gün kendi kafesini açarak çalışmayı zevk haline dönüştürmek ve bundan sonraki hayatında keyif alırken para kazanmak yatar. Bu şekilde büyük hayaller ile açılan yüzlerce kafe görmüşsek de ancak pek azı kalıcı olabilmeyi başarabilmiştir. Kafe açmayı düşünüyoruz ve başarı şansımızı da arttırmak istiyoruz diyorsanız yazının devamı size yol gösterebilmek amacı ile kaleme alındı.

Öncelikle Kafe açmak size uygun bir iş mi sorusunun cevabı çok önemli. Çoğu girişimci kendi kafesini açtığında sıklıkla gidip keyif aldığı Starbucks gibi mekanlardaki deneyimi her gün yaşayacağını sanarak yola çıkıyor. Oysa bir kafeyi açtığınızda sabah muhtemelen önceki hayatınızdan daha erken kalkmak ve işe başlamak durumunda kalacaksınız. Gece eve daha geç gitmeniz de gerekecek. Cumartesi Pazarınız da muhtemelen özellikle işin başında hiç olmayacak. Yanınızda çalışanınız yoksa veya hasta ya da izinliyse masaları silmeniz, bulaşıkları yıkamanız ve tuvaletleri temizlemeniz de gerekecek. Zaman zaman memnuniyetsiz müşteriler ile başa çıkmak da sabrınızı zorlayıp sizi sınayacak. Her işletmede olduğu gibi tedarikçi, vergi ve KDV ödemeleri gibi konular da zamanınızın önemli kısmını alıyor olacak. Dolayısı ile bir girişimci olarak kafe açma girişiminize daha bu yola çıkmadan önce hazır olduğunuza mental olarak emin olmanız kritik önemdedir. Bu konuda tereddüt içindeyseniz daha işin başında vaz geçmeniz size hem zaman kazandırır hem de olası maddi kayıpların önüne geçebilir.

Kafe açacaksanız girişimci olarak özellikle başlangıç döneminde düzeninizi oturtana kadar işin başında tam zamanlı olarak bulunmanız gerekecektir. Sorumluluğu paylaşacağınız güvenilir insanların yanınızda olması bu süreci kolaylaştırabilir. Çoğu kafenin aile işletmesi veya yakın arkadaşların ortak girişimi şeklinde olmasının nedenlerinden biri de budur.

Girişiminize başlamak konusunda karalıysanız öncelikle dekorasyon, teşrifat, ekipman gibi kalemlerden oluşacak yatırım maliyetinin ne olacağını detaylı şekilde hesaplamanız gerekir. Çoğu projede başlangıçta tahmini olarak yapılan hesaplamalarda büyük sapmalar olabilmektedir. Önemine istinaden bu konuda profesyonel destek almayı da düşünebilirsiniz. Yapacağınız yatırım tutarının şirketin faaliyet döneminde elde edeceği gelirler ile 1-3 yıl arası makul bir sürede geri dönecek olması da çok önemli konudur. Dolayısı ile kafenizden elde etmeyi öngördüğünüz gelir arttıkça yapabileceğiniz yatırımın tutarı da o nispette daha fazla olacaktır. Faaliyet dönemine geçtiğiniz zaman tutacağınız mekanın kirası en önemli gider kalemlerinizden biri olacaktır. Mekan seçimi ve bulunacağınız yerde hitap edeceğiniz potansiyel müşterilerinizin gelir seviyesi ile beklentileri mutlaka yapacağınız işin genel konsepti, tasarımı, sunacağınız ürünler ve fiyatlandırma ile birlikte değerlendirilmesi, üzerinde çok hassas düşünülmesi gereken hususların başında gelir. Hangi ürünleri sunacağınız, hangi ürünleri kendiniz üreteceğiniz ve diğerlerini nasıl tedarik edeceğiniz, kaça mal edip hangi fiyattan ve ne miktarda satmayı planladığınız, tahmini fire oranlarınız, kaç kişi istihdam edeceğiniz ve ücretlendirme politikalarınız da yine hedef müşteri kitlenize ve sunmayı planladığınız ürün ile hizmetlerin içeriğine bağlı olarak belirlenecek unsurlardır. Ayrıca özellikle bu yazının kaleme alındığı dönemde içinde bulunduğumuz pandemi döneminde önemi giderek artan paket servisini verip vermeyeceğiniz de hem ciro hem de gider projeksiyonlarınız için önemli bir başka kriter olacaktır. Paket hizmeti vermeye kalkışmanız halinde katlanmak durumunda olacağınız ek yatırım maliyeti ile kaç kişi daha istihdam edeceğiniz ve buna bağlı ilave personel giderleriniz veya bu hizmeti dışarıdan sağlayacak olmanın getireceği ilave maliyetler, günde ortalama kaç paket servis yapacağınız, paket başına ortalama gelir ve maliyet tahminleriniz ile birlikte ayrıca hesaplanmalıdır. Paket servisini hizmetlerinize eklemenizin bir avantajı da kira gibi sabit maliyetlerin ürün birim satış fiyatı içindeki payını azaltıp karlılığı arttıracak olmasıdır.

Mekan kirası olarak hangi rakama kadar bütçe ayırmanız gerektiği ile ilgili olarak mutlaka basit de olsa bir fizibilite çalışması yapmalısınız. Daha detaylı bir çalışma yapmanız gerekecek olsa da başlangıç olarak aşağıdaki şablonu kullanabilirsiniz.

(+) Satış Geliri

• Yiyecek
• İçecek
• Diğer Satış Gelirleri

(-) Satışların Maliyeti

• Yiyecek
• İçecek
• Diğer Ürün Satış Maliyetleri

Brüt Kar/Zarar

(-) Faaliyet Giderleri

• Personel Giderleri ve SGK vb.
• Yönetim Giderleri
• Elektrik, Su, Doğalgaz, Telefon, İnternet vb.
• Pazarlama ve Reklam Harcamaları
• Bakım Onarım
• Muhtelif Komisyon Ödemeleri
• Müşavirlik Giderleri
• Amortisman Giderleri
• Diğer Giderler

Faaliyet Karı/Zararı

(-) Finansman Giderleri

Brüt Kar

(-) Vergi

Net Kar

Açacağınız Kafe’nin gelirlerinde yıl içinde değişimler (mevsimsellik) söz konusu ise yıllık toplam ciro tahmini yaparken bu durumu da dikkate almalısınız. Yapacağınız işte mevsimselliğin olması nakit akışınızı da etkileyeceği için her ay üzerinde çalışma yapmanız gereken önemli bir konudur. Örneğin yaz aylarında cirolarınızda artış veya azalma olacağını tahmin edebilirsiniz. Ayrıca hafta içi ve hafta sonu performans farklılıkları da daha hassas projeksiyonlar yapabilmek için dikkate alınabilir. Ay içinde 8 gün hafta sonu ve diğer günleri de hafta içi olarak düşünüp hafta sonlarındaki satış performansınızı diğer günlere göre bir miktar daha yukarıda tahmin edebilirsiniz. Hesaplamalarınızda özellikle gelir (satış) tahminiz ile ilgili %20-30 civarında bir emniyet marjı bırakmanızda ve hesabınızı en kötü duruma göre yapıyor olmanızda fayda olacaktır.

Kafenizde örneğin kahve gibi bazı ürünler ile ilgili sürekli bir miktar stok tutmanız gerekecek. Bu ürünleri müşterilerinize her an sunabilmek amacı ile bir miktar paranızı stoka bağlıyor olacaksınız. Hangi ürünlerden ne miktarda stok tutmanız gerektiğini ve stokların parasal karşılığının ne olacağını hesaplamalısınız. Stok tutarı işletme sermayesi ihtiyacınızın önemli bir parçasıdır ve işe başlarken bu tutarı da finanse edebileceğinize emin olmak durumundasınız. Kafenizde satışlarınızın önemli bir kısmı kredi kartı ödemesi şeklinde gerçekleşebilir. Banka kredi kartı komisyon oranlarının ne olacağı maliyetlerinizi etkileyecektir. Yine bankalardan ödemelerinizi hangi vadede tahsil edebileceğiniz de işletme sermayesi ihtiyacınızı belirleyecek önemli unsurlardan biridir. İşletme sermayesi ihtiyacınızı azaltmak amacı ile mümkün olduğu ölçüde tedarikçi ödemelerinizi ötelemeye çalışmak bir çözüm olabilir.

Kafe yatırımınızın bir kısmını banka kredisi veya finansal kiralama yolu ile finanse etmeyi düşünebilirsiniz. Özellikle bu konu hakkında daha önce deneyim sahibi değilseniz yatırımın büyük bir bölümünü kredi ile finanse etmek genelde iyi bir fikir değildir. Yatırımın yarısı veya daha büyük bir kısmını kendi paranız (Öz kaynak) ile finanse etmeniz aylık borç geri ödeme yükünüzü azaltacağı için daha doğru ve güvenli olacaktır. Faaliyete geçtikten sonra gerekli olacak işletme sermayesi ihtiyacının mutlaka hesaba katılması ve yola çıkarken bu rakamın yine girişimcinin kendi imkanları (Öz kaynak) ile finanse ediliyor olması tercih edilmelidir. İşletme sermayesi ihtiyacı olarak minimum 3 ay olmak üzere tercihen 6 ay veya üzeri bir süre için ödenmesi gereken kira ve personel ücretleri dahil olmak üzere tüm maliyet kalemleri ile stok miktarları toplamı alınabilir.

Vergi ödemeleri özellikle iş hayatına yeni atılan girişimcilerin genelde ihmal edebildiği bir konudur. Aslında kestiğiniz her fiş veya faturada tahsil ettiğiniz KDV’den maliyet kalemleri için ödediğiniz KDV’yi düştükten sonra kalan tutarı bir sonraki ay devlete ödemek durumunda olduğunuzu unutmamalısınız. Benzer durum kurumlar vergisi için de geçerlidir ve bu yazının kaleme alındığı mevcut durumda devlete karınız üzerinden %25 kurumlar vergisi ödemesini üç ayda bir yapmak durumundasınız. Kıssadan hisse cebinizdeki paranın bir kısmının devlete ait olduğunu hiç unutmamanız gerekiyor.

Son olarak kafe konseptinizi kendiniz yaratmak yerine başarılı bir kafe zincirinin şubesini açmayı da değerlendirebilirsiniz. Zincirdeki benzer konum ve büyüklükteki kafelerin aylık kazancı size kendi girişiminizin performansının ne olabileceği ile ilgili ciddi fikir verecektir. Ayrıca zincirin mevcut işletme deneyiminden istifade etmek ve hem kendinizin hem de personelinizin iyi bir eğitim almasını sağlayarak kafenin işletme performansı riskini minimize etmek de mümkün olacaktır. Zincirin mevcut tedarik zincirinden ve dağıtım ağından faydalanmak da size önemli kolaylıklar ve avantajlar sağlayacaktır. Bir zincire dahil olmanın negatif yönü ise başlangıç maliyetinizin mevcut standartlara uymak amacı ile daha yüksek olabilmesi, zincire dahil olmak için talep edilebilecek katılım bedeli ve faaliyete geçtikten sonra da cirolar üzerinden yüzdesel bazda ödenmesi gereken komisyonlar olarak sıralanabilir.

Fatih Kuran

Dinamo Danışmanlık Kurucusu, Kamu Özel Ortaklığı (PPP) ve Proje Finansmanı Uzmanı